Activ' Assistante n°13 mar/avr 2016
Activ' Assistante n°13 mar/avr 2016
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°13 de mar/avr 2016

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 48

  • Taille du fichier PDF : 5,7 Mo

  • Dans ce numéro : dossier déplacements professionnels, économies réelles ou bouts de chandelle.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

Dans ce numéro...
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26 Fiche pratique Efficacité pro Simplifier l’envoi de vos courriers recommandés 0 J Relances, mises en demeure, convocations, lettres de contentieux, contrats… autant de courriers sensibles qui nécessitent d’être envoyés en recommandé. Et si, cette année, vous externalisiez vos envois de lettres recommandées avec accusé de réception à un service spécialisé ? Remplir manuellement des centaines de liasses LIRE est peu concevable au XXI e siècle. En externalisant leur envoi, non seulement vous gagnez du temps, mais vous bénéficiez en parallèle d’outils pour en assurer le suivi et conserver des preuves fiables de distribution. Aujourd’hui, Activ’Assistante vous présente Neotouch, pour de multiples raisons  : gain de temps, simplicité d’utilisation, fiabilité, sécurité et baisse des coûts ! Quand peut-on dématérialiser des envois de LRAR ? Toute personne confrontée à l’envoi massif de lettres recommandées avec accusé de réception dans le cadre de ses missions va trouver, dans les offres comme Neotouch, la réponse à des besoins majeurs  : simplifier, sécuriser et gagner du temps et de l’argent. 0 Vos destinataires souhaitent recevoir leurs convocations en format papier ? Neotouch gère l’impression de vos documents, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en Poste à votre place. Une fois réceptionnés, vos accusés de réception sont numérisés dans un centre de production et accessibles en ligne sur votre compte.
0 Des destinataires ont accepté de recevoir vos courriers en recommandés électroniques ? Neotouch appose une signature électronique sur vos documents et envoie vos recommandés en le notifiant par e-mail à vos destinataires. Vous êtes informé(e) en temps réel de leur acceptation ou de leur refus. Comment dématérialiser vos envois ? Après inscription au service, il suffit de glisser dans votre espace les documents à adresser et la liste des destinataires. 0 Envoi 24h/24 et 7j/7 possible. Pour les envois en France comme à l’étranger, les expéditions peuvent être programmées et distribuées à tout moment. Une fois les courriers (papiers ou dématérialisés) envoyés, vous pouvez suivre l’avancée de votre dossier dans votre espace dédié et sur un tableau de bord. 0 Envoi « mixte » possible. Une partie de vos destinataires préfère recevoir vos recommandés sous format papier, tandis que l’autre privilégie les envois dématérialisés ? Il vous suffit de préciser, en amont, les préférences des destinataires. Pour faire pencher la balance vers les envois électroniques (plus économiques), Neopost vous propose depuis janvier 2016 des modèles types à adresser à vos contacts. Ces courriers expliquent le processus de réception des envois recommandés électroniques et sollicite l’accord des destinataires. Bien entendu, et quel que soit le mode de distribution, l’envoi s’effectuera le jour de votre choix. Est-ce un service fiable ? Tout le processus d’envoi papier est hautement sécurisé et les machines contrôlent chaque enveloppe. Pour aller plus loin Retrouvez sur www.activassistante.com d’autres fiches pratiques Efficacité Pro… Boîtier de vote interactif  : Sécuriser la collecte des réponses Gestion  : Optimiser la gestion de vos conseils d’administration Suivi des factures  : Gérer les retards de paiement sous Excel Zoom juridique  : To-do list de la sécurité au travail Ex E/-1 Neotouch 9V NE09057 0 0 0 Envoi Signature Archivage eRillel de la LRE électronique électronique ›.1111 péditeur I Destinataire.D, I), I Preuve de dépôt Notification e-mail de réception Preuve d'ac eptation 4 Preuve du télé hargement 1=> 4 Statut du refus + C-) Acceptation Refus Option code identification reçu Par SMS I Téléchargement du document Si un message comprend trois feuilles, aucun pli ne part s’il en contient deux. Autre bénéfice  : l’ensemble des courriers envoyés en recommandé au format papier ou électronique est archivé en ligne pendant trois ans. Vous pouvez ainsi apporter la preuve du contenu de votre recommandé et votre destinataire ne pourra pas vous dire que votre courrier était vide. Enfin, les lois françaises en matière de sécurité des données et des règles d’archivage sont respectées et les données numériques sont stockées en France, sur deux serveurs sécurisés. Pourquoi externaliser vos envois ? Au-delà des aspects sécuritaires et pratiques, vous éviterez ainsi les manipulations chronophages et limiterez les erreurs (une feuille oubliée dans un envoi, une personne « oubliée » …). Par ailleurs, un service d’externalisation d’envois permet d’économiser environ 50% du coût classique en entreprise. En effet, non seulement le service d’externalisation prend en charge les coûts fixes et variables des expéditions, mais les tarifs d’affranchissement proposés sont avantageux, car ils tiennent compte des envois massifs qui permettent de vous faire bénéficier des tarifs courriers industriels dès le premier pli. Chacun y trouve son compte, votre entreprise réalise des économies et vous gagnez du temps. Agnès Taupin - Remerciements à Magali Kolnik, chef de produit en dématérialisation chez Neopost Activ’Assistante - Mars 2016 - 27



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