Activ' Assistante n°5 mar à jun 2014
Activ' Assistante n°5 mar à jun 2014
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°5 de mar à jun 2014

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 56

  • Taille du fichier PDF : 8,9 Mo

  • Dans ce numéro : des postières au coeur de Gazelles.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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dossier Spécial 30 Se former aux métiers de demain ! SOMMAIRE 1. Cerner les attentes cachées 2. De savoir-faire en savoir-faire 3. Quand les savoir-être entrent en scène 4. Quel mode de formation choisir ? Dossier réalisé par Agnès Taupin i Dans les années à venir, les métiers de l’assistanat vont faire l’objet de profonds changements. Tel est l’un des enseignements de l’étude publiée par Randstad il y a quelques semaines. Si 22% des managers prévoient une disparition des activités administratives, désormais confiées à tous les collaborateurs, 61% affirment le contraire ! Non seulement les activités d’assistanat vont augmenter, mais pour 67% des managers, l’évolution du métier à long terme va coïncider avec davantage d’autonomie et de responsabilités pour celles et ceux qui l’exercent. Dès aujourd’hui, dans votre entreprise, comment vous préparer à ce tournant ?
Cerner les attentes cachées Par manque de temps ou pour convenances personnelles, votre manager travaille à l’ancienne. Sur le terrain, vous recevez et imprimez ses mails, vous collectez les informations nécessaires et lui confiez le dossier, puis vous le récupérez pour traitement. Et ce qui est vrai pour les mails l’est aussi pour les dossiers à traiter, les notes et les courriers, la gestion de l’agenda. L’attitude à adopter pour progresser : « En premier lieu, l’assistante d’un responsable non connecté pourrait tenter de le former », précise Pascale Bélorgey, manager de l’offre Efficacité professionnelle du Groupe Cegos. Mais ajoute-t-elle, « il lui sera plus utile de développer ses propres compétences en matière de nouvelles technologies pour gagner du temps, poser ses limites quand c’est nécessaire et rester dans la course en prévision du jour où elle sera amenée à travailler avec quelqu’un d’autre ». Autre danger soulevé par Laure Evain, manager chez Fed Office : « Travailler uniquement un aspect de ses compétences appauvrit le parcours d’une personne. Il faut veiller coûte que coûte à maintenir une certaine diversité dans ses champs d’action. » 4S’imposer auprès d’un manager autonome et « geek » Hyper branché, ultra-rapide, votre manager maîtrise les nouvelles technologies mieux que vous et travaille en solo. Parfois, il reconnaît de lui-même son erreur et avance un timide : « J’aurais pu vous proposer de le faire. Mais le temps de vous expliquer, c’était fait. » Ce qui peut susciter en vous un sentiment de frustration, voire de la démotivation. L’attitude à adopter pour progresser : « Pour collaborer avec un responsable ultra-connecté et performant, il faut le surprendre », précise Pascale Bélorgey. « C’est-àdire, repérer des choses qu’il ne fait pas, lui proposer de l’aider et conduire la mission à la perfection ou presque. » Autre stratégie gagnante : « Lui rappeler en toute bienveillance où est sa valeur ajoutée. Estil là pour traiter le fond des dossiers ou peaufiner la forme ? » Mais attention, poursuit Pia Martin, manager des offres Communication du Groupe Cegos, « proposer son aide à un manager performant en bureautique exige d’être capable de lui remettre un travail irréprochable ». Assistantes « sans » manager Michel Haristoy, Directeur de la formation Inter Groupe du Groupe IGS Deux profils d’assistant(e)s autonomes évoluent dans les entreprises. Sur l’organigramme officiel, elles dépendent d’un responsable hiérarchique. Sur le terrain, elles dirigent leurs barques toutes seules ou presque. > L’assistant(e) d’équipe joue un rôle de chef d’orchestre. Elle suit les dossiers du service, veille à la mise en œuvre des actions, planifie et surveille les dates clés. Pour être efficace, elle maîtrise un large panel d’outils bureautiques et sait s’organiser. > L’assistant(e) rattachée à un métier (ressources humaines, commercial...) occupe un rôle central. Elle traite les dossiers de bout en bout. Même si elle travaille en mode « back office », sa compétence devient précieuse. Elle est parfois capable de prendre le relais des personnes qu’elle assiste. Pour être toujours plus efficace, elle est en veille, se forme et approfondit les sujets au fil des dossiers traités. 4Travailler avec un manager actif et proactif À l’écoute des autres, confiant, votre manager laisse à son entourage et à vous-même, la marge de manœuvre nécessaire pour travailler en harmonie au sein de l’équipe ou du binôme. Il sait quand il le faut apporter des informations ou poser des questions. En retour, il espère le même comportement de votre part. Au moment du bilan, il pourra s’étonner si le rendu est en décalage avec ses attentes. L’attitude à adopter pour progresser : « Pour entrer dans une relation gagnant/gagnant et adulte/adulte avec un manager proactif, il faut toujours vérifier les livrables attendus (qui, quoi, quand, pourquoi...) et les enjeux », explique Pascale Bélorgey. « Ensuite, et au moindre doute en termes de compétences à mobiliser, il faut exprimer ses besoins de formation ou d’informations. » En résumé, oser demander pour éviter de le décevoir, puis mobiliser ses savoirs ou en acquérir d’autres. Activ’Assistante - Mars 2014 - 31



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