Activ' Assistante n°4 nov 13 à fév 2014
Activ' Assistante n°4 nov 13 à fév 2014
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°4 de nov 13 à fév 2014

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 56

  • Taille du fichier PDF : 10,7 Mo

  • Dans ce numéro : rémunération et évolutions... zoom sur votre profession.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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VIE PRO Savoir-être 26 10 trucs pour... gérer ses priorités Tout n’est pas urgent ! Tout n’est pas important non plus ! Tout est une question de priorités. Avec méthode, le temps s’apprivoise et les priorités deviennent claires, donc l’efficacité augmente. Elisabeth Durand-Mirtain
1 Soyez clair(e) avec votre fonction. Quand les missions sont précises, les décisions sont faciles à prendre. Quel est votre rôle ? Qu’attend-on exactement de vous ? Grâce à ces questions et vos réponses, vous relativiserez les sollicitations reçues et distinguerez les tâches importantes. 2 Fixez-vous des objectifs. A chaque responsabilité correspondent des objectifs à atteindre. Donnez-leur du sens en les formulant et attribuez-leur un (ou des) critère(s) de réussite réaliste et mesurable. Vous éviterez ainsi les risques de fausse interprétation. 3 Déterminez vos durées de réalisation. Combien de temps vous prend le traitement de vos e-mails ? Combien de temps consacrez-vous à l’organisation des déplacements et réunions ? En listant les tâches d’une journée et en indiquant le temps mobilisé, vous obtiendrez une vision objective de l’utilisation de votre temps. 4 Affectez un budget temps à vos principales activités et respectez vos engagements ! Exemple : « Consacrer une heure à la réalisation de ce compterendu, vérifier le tableau de bord pendant vingt minutes. » 5 Évitez d’aller vers ce qui vous plaît en premier. Le facteur plaisir est déterminant dans la gestion des priorités. En effet, nous consacrons plus de temps aux activités qui nous plaisent... sans nous en rendre compte. 4ifilmtPr 6 Refusez la règle dite « LIFO/FIFO ». Évitez de servir d'abord le dernier (Last In, First Out) ou le premier arrivé (First In, First Out) sans distinguer l’importance ou l’urgence de la tâche. 7 Appliquez la loi de Pareto. Privilégiez l'essentiel : 20% de vos activités à haut rendement produisent 80% de vos résultats. Concentrez-vous sur les tâches de production en lien direct avec votre fonction et dont les résultats sont tangibles. 8 Différenciez l’urgent et l’important. L’urgence implique la nécessité d’agir dans un délai court afin qu’aucune conséquence ne survienne. L’importance s’applique à une tâche dont le traitement induit un caractère d’objectif(s) à atteindre (pour vous ou l’entreprise). 9 Notez tout ! Inscrivez, dans un cahier de bord, les sollicitations et les messages reçus, les échanges... Vous pourrez ainsi vous libérer l’esprit et éviter les papiers posés sur le coin de votre bureau. 10 Planifiez. Réalisez chaque semaine, voire quotidiennement, votre liste des tâches (To do list) et classez-les par importance et/ou urgence. C’est l’outil d’organisation par excellence ! Activ’Assistante - Novembre 2013 - 27



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