Activ' Assistante n°4 nov 13 à fév 2014
Activ' Assistante n°4 nov 13 à fév 2014
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°4 de nov 13 à fév 2014

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 56

  • Taille du fichier PDF : 10,7 Mo

  • Dans ce numéro : rémunération et évolutions... zoom sur votre profession.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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VIE PRO Génération Y 24 Que faire quand on ne sait pas faire ? Dans la plupart des métiers, il est d’usage de proposer un minimum de formation avant de confier une mission à quelqu'un. Dans l’assistanat, une croyance populaire veut qu’un(e) assistant(e) sache tout faire, même quand on ne lui a pas montré comment. Attention, danger ! Si l’exécution de certaines missions coule de source, d’autres exigent parfois de mobiliser des savoir-faire, transversaux ou non, dont vous n’avez pas toujours la totale maîtrise. Découvrez, avec Flora, Amélie et Mylène, les pièges dans lesquels elles sont tombées et comment elles auraient pu les éviter. Flora : « maintenant je demande de l’aide » À tout juste vingt-cinq ans et titulaire d’une licence ressources humaines, Flora M., est fière d’avoir été recrutée au sein d’une multinationale où elle occupe le poste d’assistante RH junior. Son manager lui fait confiance et lui délègue des projets importants. La semaine dernière, il lui a confié le dossier GPEC (gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences). Bien qu’elle ait étudié ce sujet à la faculté, et compte tenu de la complexité du travail et des enjeux, elle a eu du mal à mobiliser son esprit et à trouver des arguments convaincants. « Stressée par la situation, je n'osais pas aborder le sujet avec mon manager. J’avais peur de le décevoir, de lui laisser supposer que je n'étais pas à la hauteur de ses espérances. » Après mûres réflexions, Flora a présenté ses premières pistes de travail et osé évoquer les paragraphes où elle bloquait. « L’entretien s’est très bien passé, car face à un tel dossier, mon manager s’attendait, quoi qu’il advienne, à être sollicité », confie Flora. Oser poser les bonnes questions, au bon moment, est gage de réussite et évite pièges et erreurs.
Amélie : « j’ai appris à réfléchir avant d’agir » « Super, je m’y mets de suite », annonce Amélie A. assistante de direction débutante dans un laboratoire pharmaceutique. Le vice-président vient de lui confier la rédaction de la synthèse d’un audit de production. Toute excitée par cette responsabilité, Amélie se lance à corps perdu dans les premières tâches, compulse les données, analyse les résultats et se concentre sur la synthèse. Peu experte sous Excel, les données chiffrées lui donnent du fil à retordre et elle s’embrouille dans les formules. À l’approche du Codir, le président s’enquiert de l’avancement du dossier et souhaite vérifier les autres points à l’ordre du jour. « Je viens de passer deux jours sur la synthèse de l’audit, j’ai pris du retard sur les autres dossiers, je m’en occupe », lui dit-elle. En colère, le président s’étonne qu’elle ait passé « autant de temps sur la synthèse d’un sujet mineur », puis ajoute : « Mais d’où sortez-vous vos pourcentages ? Je n’ai pas du tout trouvé les mêmes ! » Catastrophe ! Non seulement les reproches sont justifiés, mais ils pointent deux erreurs. « À mes dépens, j’ai appris qu’il faut, avant toute action, vérifier les tenants et aboutissants des dossiers à traiter (pour qui, de quoi s’agit-il, pour quels résultats et enjeux) et contrôler les données reçues ou trouvées par moi-même », résume Amélie. Mylène : « quand il le faut, je me coule dans le moule » À l’inverse, Mylène G. s’est vue confier une mission dans laquelle elle excelle : réaliser une présentation PowerPoint. Elle sait insérer des vidéos, des musiques, des animations... En revanche, les secrets d’une présentation professionnelle efficace lui sont totalement étrangers. Pour elle, une présentation attractive est une présentation animée. Depuis deux jours, elle peaufine, change les couleurs, agrémente les slides de son diaporama initial. Et le matin même du jour fixé pour le rendu, elle refait ce qu’elle a mis deux jours à faire ! Fière de son travail, elle l’adresse enfin à son manager. Son retour l’anéantit. Si, à quelques détails près, le contenu est bon, il lui confie en annexe de son mail la charte graphique à utiliser, précise qu’il est interdit de modifier le masque des diapositives (polices, couleurs, puces) et, bouquet final, souligne qu’aucune animation n’est tolérée dans le Groupe. « La mort dans l’âme j’ai du tout refaire ! Ce jour-là, j’ai appris la dure loi de l’utile et de l’accessoire », explique Mylène. Au bureau, certains savoir-faire se trouvent en décalage avec les attentes. Sortir des sentiers battus plait parfois, mais pas toujours. Ici, une simple vérification du besoin réel s’imposait avant de se lancer. Elisabeth Durand-Mirtain CC Stressée par la situation, j’ai eu du mal à aborder le sujet avec mon manager. J’avais peur de le décevoir, de lui laisser supposer que je n'étais pas à la hauteur de ses espérances. 11 Trois attitudes gagnantes pour rebondir après une critique Marie-José Soler – Psychologue du travail, formatrice et coach indépendante. Avis d’expert Pour garantir des relations au travail pacifiées et pacifiques, refusez les critiques qui portent sur la personne et non sur le travail, ainsi que les critiques constantes. 1 Timbrez votre voix. L’intonation de la réponse à la critique est le reflet de votre émotion. Il est possible que votre susceptibilité soit malmenée. Si vous êtes du signe « huître, ascendant oursin », adoptez un minimum d’écoute en évitant la fuite. Éliminez l’agressivité, la colère, la manipulation, la soumission qui vont entretenir les malentendus. 2 Faites préciser les « encore », « comme toujours », « jamais », qui sont des généralités, pour découvrir les faits qui ont vraiment besoin d’être traités et résolus ensemble. 3 Questionnez la critique pour amorcer un dialogue. « Quels sont les faits qui vous amènent à dire cela ? » Objectif : recentrer le débat sur le contenu du travail, les moyens et méthodes. Débattre du travail plutôt que se battre au travail. ! Si vous êtes du signe « dauphin, ascendant chat » vous transformerez ainsi les piques en atout cœur. Activ’Assistante - Novembre 2013 - 25



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