Activ' Assistante n°4 nov 13 à fév 2014
Activ' Assistante n°4 nov 13 à fév 2014
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°4 de nov 13 à fév 2014

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 56

  • Taille du fichier PDF : 10,7 Mo

  • Dans ce numéro : rémunération et évolutions... zoom sur votre profession.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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VIE PRO Carrière Compétences 20 S’investir dans un projet ? Why not ! En entreprise, de nouveaux besoins naissent chaque jour ou presque. Si la conduite des gros projets est souvent prise en charge par un manager, les assistants et assistantes sont sollicités pour répondre à de multiples besoins. Pour autant, faut-il continuer à les traiter en « sous-marin » ou est-il indispensable d’afficher haut et fort les compétences mobilisées ? Au cœur de l’organisation administrative de leur entreprise ou service, nombre d’assistant(e)s pourraient s’investir dans la gestion d’un projet et démontrer, à terme, des compétences insoupçonnées. D’autres pourraient assister un chef de projet et lui apporter une véritable aide technique. Pourtant, sur le terrain, peu osent se mettre en avant, comme si l’expression « Conduite d’un projet » s’apparentait à des savoirfaire extraordinaires. En y regardant de plus près, découvrez qu’au final, vous pourriez être apte à vous investir dans un projet et y prendre goût !
UN PROJET, C’EST QUOI ? À votre insu, la mise en œuvre de certaines de vos missions peut déjà être qualifiée de « conduite de projet ». Le saviez-vous ? Invité à expliciter la définition proposée par le Projet Management Institut (« un projet est une entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique »), François Debois, certifié praticien PRINCE2*, ajoute la notion de « nouveauté » (l’entreprise n’a jamais conduit une telle action), et celle de « travail à fournir tout en respectant des contraintes de temps et de budget ». Et là, tout s’éclaire ! Tout nouveau travail qui mobilise des ressources (main d’œuvre, matériel, budget) et à finaliser pour une date précise est un Projet ! Dès lors, une foule de souvenirs vous assaille. Petits ou grands, vous baignez dans les projets... COMMENT CONDUIRE UN PROJET ? Puisque sources de projets il y a, découvrez les cinq étapes clés à mettre en œuvre pour gérer efficacement votre prochain objectif et, surtout, marquer positivement l’esprit de votre manager. 1. Officialiser la demande Au départ, le projet est une idée (ex. : « Nous allons faire ceci pour telle date »). Mais pour passer de l’idée à sa conceptualisation, il est indispensable de créer son certificat de naissance. Ce dernier prendra la forme d’une Fiche de projet et présentera, de façon structurée, les besoins et objectifs visés, les acteurs liés à l’organisation (nom du Commanditaire, acteurs principaux), le contexte du projet (forces, faiblesses, contraintes...), les limites (géographiques, temporelles...), les risques immédiats identifiables, les Jalons du planning et le budget alloué. 2. Établir le cahier des charges Très détaillé, le Cahier des charges fixe avec le commanditaire (qui peut être votre manager, un client ou un fournisseur), le contrat passé. Il décrit, en suivant un plan type formel, les résultats et livrables attendus tout en laissant une certaine marge de manœuvre quant aux moyens à déployer. Après validation par le commanditaire, il doit être utilisé et mis régulièrement à jour pour vérifier la cohérence entre les attendus et les réalisations tout en limitant les dérives possibles. 3. Estimer la charge de travail Parce que le temps est loin d’être extensible, il est nécessaire d’estimer celui nécessaire à la réalisation du projet. Si le temps vous est compté, et/ou s’il exige r Lexique Cahier des charges : document contractuel qui formalise le projet et engage la responsabilité du commanditaire. Chef de projet : personne chargée de la conduite d’un projet. Exige de piloter à la fois les activités et les personnes impliquées dans leur réalisation. Commanditaire (ou « client ») : personne à l’origine de la demande (manager, client...) Fiche de projet : document établi en amont du cahier des charges pour fixer, avec le commanditaire, le premier cadre du projet. Jalons du planning : rencontres fixées à des dates précises pour faire le point. À chaque jalon, des décisions sont prises (poursuivre le projet, le recadrer, l’arrêter...) Projet : entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique en tenant compte de contraintes financières et budgétaires. amené(e) à comptabiliser le temps des ressources impliquées. Se faisant, vous devenez Chef de projet, car au lieu de conduire en solo la mission, vous allez piloter l’équipe chargée de fournir le résultat attendu et chiffrer le coût de cette main d’œuvre. Ça se corse. 4. Jalonner le projet Même en tout début de projet, vous pouvez créer le pré-planning et définir avec votre commanditaire les phases du projet et les dates butoirs (« à telle date, telle action doit être terminée, une décision sera actée »). Chaque arrêt pour décision constitue un Jalon du planning. Ne négligez pas ces étapes, elles formalisent votre travail, évitent les chausse-trapes et reproches et consolident vos compétences, même si le projet capote. 5. Passer à l’action Et là encore, que les enjeux soient mineurs ou non, formalisez ! En pratique, listez en solo ou en la mobilisation d’autres personnes, vous pourrez être groupe selon le projet, les missions et les actions > Activ’Assistante - Novembre 2013 - 21



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