Activ' Assistante n°10 jun/jui/aoû 2015
Activ' Assistante n°10 jun/jui/aoû 2015
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°10 de jun/jui/aoû 2015

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 54

  • Taille du fichier PDF : 9,2 Mo

  • Dans ce numéro : les cadeaux d'affaires se jouent de la crise.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

Dans ce numéro...
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efficacité pro Les clés de l'excellence 40 9 clés pour piloter un événement L’organisation d’un événement laisse peu de place à l’improvisation. Pour penser à tout, Business Solutions – Disneyland Paris vous propose neuf étapes à suivre. 1. Bien définir vos objectifs Dans quel but organisez-vous votre événement ? En répondant à cette question, vous estimez vos besoins et choisissez les options vous permettant de répondre à vos objectifs. Que vous souhaitiez réunir vos participants pour les stimuler, les remercier, les former à de nouveaux produits ou développer l’esprit d’équipe, de nombreuses solutions existent. 2. Choisir le format et le thème Quel format répond le mieux aux objectifs de votre événement ? Sur combien de jours souhaitez-vous l’organiser et pour combien de personnes ? Quel en sera le thème et l’intitulé ? Si vous choisissez d’offrir à vos invités un dîner, un team-building ou toute prestation annexe à votre séminaire, prenez en considération la taille de votre groupe, la moyenne d’âge, la proportion d'hommes et de femmes, etc. Si votre groupe est composé de participants de nationalités différentes, la barrière de la langue ne doit pas être un obstacle à la cohésion et des solutions devront être apportées (traduction simultanée, intervenants bilingues...). 3. Fixer le lieu et la date Le choix du lieu est primordial. La capacité d’accueil, la facilité d’accès pour l’ensemble de vos participants, une offre variée, originale et dédiée à votre entreprise ainsi que la présence d’un interlocuteur unique pour vous accompagner tout au long de votre événement sont les principaux atouts à prendre en compte lors de la sélection de l'espace destiné à accueillir votre manifestation. Du lieu découlera bien souvent la date, en fonction des disponibilités. 4. Définir le budget Privatisation des espaces (réunion, restauration…), hébergement, choix des menus, transport des participants, activités annexes, prestations artistiques ou techniques, décoration, promotion : ces principaux postes de dépenses doivent être inclus dans votre budget. Pour parer les imprévus et demandes de dernière minute, conservez environ 10% du montant total de votre budget. Afin d’obtenir les meilleures conditions tarifaires, renseignez-vous pour connaître les périodes auxquelles les tarifs pratiqués sont les plus bas. Si vous le pouvez, organisez votre manifestation durant une période creuse, vous réduirez une partie de vos coûts. Les économies ainsi réalisées pourront être allouées à d’autres prestations comme la restauration, la qualité des prestations artistiques, la technique, la décoration florale ou tout autre détail qui fera la différence.
5. CC Réaliser un rétroplanning Sous Excel ou Microsoft Projet, listez toutes les étapes, des prémices à la fin de votre événement. Vous aurez une visibilité à long terme et pourrez anticiper les échéances plus facilement (confirmer la configuration souhaitée à temps, adresser les acomptes au moment requis, prévoir les supports de communication). 6. Préparer le déroulé Jour par jour, heure par heure, rédigez un programme en indiquant les horaires, la localisation, le nombre de personnes attendues et les besoins spécifiques. Les journées de travail sont chargées, c’est la raison pour laquelle nous vous suggérons d’accorder à vos participants des pauses d’une durée appropriée. 7. Vérifier les derniers détails Pour vous assurer de la réussite de votre événement, passez en revue avec votre contact sur place tous les éléments de votre projet. La communication est la clé d’une rencontre réussie. Juste avant votre manifestation (idéalement la veille), il est prudent d’organiser une répétition générale avec l’ensemble des intervenants. 8. Promouvoir l’événement Entre deux et quatre semaines avant le jour J, adressez un déroulé précis de la manifestation aux Du lieu découlera la date. Anticipez ! participants et demandez-leur de vous retourner un coupon-réponse avant une date butoir. Cela vous permettra de comptabiliser le nombre de personnes présentes. Pour des événements destinés à un public externe, comptez en général une personne présente pour dix invités. Si vous organisez un team-building ou un dîner de gala, veillez à indiquer les tenues vestimentaires appropriées. 9. Mesurer la satisfaction de vos participants Réunissez les personnes qui ont travaillé avec vous à la réalisation de votre événement et débriefez ensemble. Deux semaines après la rencontre, effectuez une étude auprès de vos participants en les questionnant sur le choix du lieu, la qualité du programme, l’hébergement, la restauration, les activités proposées… Ainsi, vous vérifierez si vos objectifs sont atteints. Le résultat pourra vous aider à préparer vos prochains événements. Remerciements à l’équipe de Business Solutions – Disneyland Paris V i BUP,iNESS sounoNs Z6.r.. Photos Disney Activ’Assistante - Juin 2015 - 41



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