Activ' Assistante n°10 jun/jui/aoû 2015
Activ' Assistante n°10 jun/jui/aoû 2015
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°10 de jun/jui/aoû 2015

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 54

  • Taille du fichier PDF : 9,2 Mo

  • Dans ce numéro : les cadeaux d'affaires se jouent de la crise.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

Dans ce numéro...
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26 Fiche pratique Gestion Simplifier la gestion des frais de déplacement En charge des frais de déplacement de votre entreprise, vous rêvez de déléguer cette mission chronophage. Pourtant, des solutions peuvent en rendre le suivi intéressant. « Il était une fois dans l’Ouest »... Inventés par American Express pour sécuriser les échanges et limiter les attaques en tous genres, les premiers paiements dématérialisés remontent à 1850 ! Au total, 165 ans d’histoire et un traveller cheque - ou chèque de voyage - créé en 1891 qui circule encore aujourd'hui dans certains pays du monde. Estimées à 160 milliards d'euros en Europe et à 25 milliards en France, les dépenses de T&E (Travel and Entertainment) sont pointées du doigt par tous les directeurs financiers. Si les grands comptes ont déjà mis en place des solutions de gestion fiables et des politiques de voyage drastiques, nombre d’entreprises fonctionnent encore à « l’ancienne » et à l’aide de tableaux Excel. Découvrez, avec Pierre-François Brézès, responsable de l’activité Cartes et Solutions Corporate d’American Express France, comment gagner du temps. Pourquoi faut-il maîtriser les coûts des T&E ? Scindés en six grands postes (aérien, hôtellerie, rail, location de voiture et taxi, restauration et autres dépenses), l’achat et le suivi des T&E sont traités différemment par les entreprises. Soit l’assistante procède à l’achat de tous les billets de voyage (avion, train, location de véhicule, hôtel) et confie à chaque voyageur d’affaires la charge d’avancer les frais annexes (taxi, restauration, frais complémentaires). Soit elle délègue à une agence de voyages la recherche des déplacements (avion, train, voiture), en règle le montant et laisse à chaque voyageur d’affaires le soin d’avancer les autres dépenses. Soit le voyageur d’affaires gère lui-même tous ses déplacements et en demande le remboursement en fin de mois ou de mission. Avec ces trois modes de fonctionnement, et en l’absence d’un outil de gestion électronique spécifique, la lourdeur administrative du traitement des dépenses est importante. En parallèle, le contrôle des sommes décaissées est complexe, les risques d’erreurs (ou de
fraudes) existent et la ventilation des frais par centres de coûts (ou missions) s’avère difficile. Dans le contextuel actuel, et au-delà des coûts directs liés aux dépenses, il faut également tenir compte des coûts indirects inhérents à la gestion des T&E : recherche, commande, paiement et traitement des remboursements, suivi des justificatifs, analyses et commentaires, recherche de solutions. Comment simplifier la gestion des dépenses ? Inscrite dans la lignée des solutions historiques proposées par American Express pour simplifier la vie des voyageurs d’affaires, la Carte Corporate permet de gérer les dépenses de T&E tout au long de la chaîne de processus, en limitant les interventions humaines. Le paiement par l’assistant(e) ou le voyageur des dépenses de transport (avion, train, location de véhicule), et parfois d’hébergement, s’effectue à l’aide d’une carte logée dématérialisée, via une agence de voyages (Agences Bleu Voyages, Egencia, Avexia voyages, BCD Travel, HRG...). Le paiement direct, par le voyageur d’affaires, des dépenses annexes (taxi, parking, journaux, billets de transport, bar, hôtel...) est réalisé à l’aide de sa Carte Corporate individuelle et nominative à débit différé. Le montant est prélevé sur son compte personnel après remboursement par sa société. Au moment du suivi des dépenses, le processus est tout aussi simple. Lors d’un achat effectué à l’aide d’une carte logée dématérialisée, l’assistant(e) ou le voyageur a indiqué la mission à laquelle la dépense est rattachée. Pour les achats directs, l’assistant(e) va rapprocher, en fin de mois, les dépenses du voyageur d’affaires visibles sur sa carte des dépenses qui correspondent à la même mission enregistrée dans la carte logée. Les zones, pré-saisies, simplifient le suivi, autorisent les modifications d'affectation de la dépense mais, surtout, sécurisent les montants car, là, aucune erreur n’est possible. Pourquoi mettre en place des cartes corporates ? Au-delà des avantages liés au gain de temps et à la diminution des erreurs, les solutions de paiement corporate permettent aux entreprises de maîtriser les coûts de T&E. Souvent chargé(e) d’analyser chaque dépense pour vérifier son adéquation avec la politique voyage de l’entreprise, l’assistant(e) peut alerter sa direction en cas de dérives d’un voyageur ou d’un fournisseur puis chercher et proposer d’autres solutions ou prestataires. Les voyageurs d’affaires, eux, bénéficient d’assurances annexes (perte ou vol de leur carte avec remplacement sous 48 heures partout dans le monde, retard de bagages...). Et, cerise sur le gâteau, les cartes peuvent être associées à un programme de fidélité permettant aux détenteurs de cumuler des points. Parfois offerts aux collaborateurs, parfois gérés par l’entreprise, ceux-ci peuvent être convertis en miles ou autres avantages. Plus de 150 ans après la ruée vers l’or et plus d’un siècle après l’avènement du Traveller Cheque, les valeurs de sécurité, de confiance et de service du groupe American Express sont plus que jamais de rigueur. Les voyageurs d’affaires – et les assistantes - peuvent, encore et toujours, concentrer leur attention sur leur cœur de métier. À chacun le sien. Agnès Taupin Check-list d’audit des dépenses T&E 0 Comment sont effectuées les réservations de voyage : avion, train, route ? Qui s’en charge et passez-vous par l’intermédiaire d’une agence de voyages ? Les dépenses suivent-elles un processus de validation : par qui ? dans quels délais ? Sous quelle forme le suivi des dépenses est-il assuré : PDF, fichier Excel ou CVS importé, autre type de document ? 0 Comment sont gérés les remboursements des dépenses directes effectuées par les voyageurs ? Qui contrôle et enregistre les justificatifs ? Les justificatifs d’achat des billets dématérialisés sont-ils faciles à collecter ? 0 Comment est assuré le suivi global et détaillé des lignes de dépenses ? 0 Une avance sur frais de déplacement est-elle accordée aux voyageurs ? Si oui, comment est organisé le contrôle des dépenses ? 0 Comment est géré le traitement des taxes ? 0 En moyenne, combien d’heures sont consacrées à la gestion des dépenses T&E ? 0 Qui s’occupe du reporting et/ou des tableaux d’analyse ? 0 Le rapprochement entre les dépenses T&E et la politique voyage de votre entreprise est-il simple à effectuer ? Activ’Assistante - Juin 2015 - 27



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