Activ' Assistante n°10 jun/jui/aoû 2015
Activ' Assistante n°10 jun/jui/aoû 2015
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°10 de jun/jui/aoû 2015

  • Périodicité : irrégulier

  • Editeur : Groupe Réunir

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 54

  • Taille du fichier PDF : 9,2 Mo

  • Dans ce numéro : les cadeaux d'affaires se jouent de la crise.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

Dans ce numéro...
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24 Fiche pratique Word Adresser des courriels personnalisés à un groupe de destinataires Si votre logiciel de messagerie autorise les envois multiples à un groupe de contacts, la personnalisation du message est impossible. Découvrez comment gagner du temps et adresser, en quelques clics, des centaines de courriels personnalisés grâce à la fonction Fusion et publipostage de Word. Vincent Nicolas Pour tester cette fiche : créez, sous Excel, un classeur « Contacts pour publipostage » ou affichez une liste de destinataires et vérifiez la présence des adresses mails. Attention ! Si vous suivez toutes les étapes présentées dans cet article, les courriels partiront ! Pour ce test, utilisez ainsi de préférence des adresses personnelles ou internes (ou ajoutez, au début de votre liste, quelques adresses privées). Ensuite, et selon la teneur de votre futur message, ajoutez des colonnes complémentaires pour personnaliser votre courriel : civilité, participe passé accordé en genre... A S. i n E F 4 - Genr ! GYItItd CIY GOYrt AflnOnl Ndrtl MM NrRa[f7n : i iAxlaRre iarime Sgnly idLl%N.rlea.fau neaLtIYa55l.[ante.mn Ylyttte 3 H 7AOr3410 P.A. VrntMl.t NICOLAS rincenl-nl[o1a5¢014. Witt 4 P iAedemvlrelle malle Anne OUPONO A,dsla.WP-. f[tmfe Bon à savoir : vos fiches de contacts Outlook 2007 ou 2010 sont parfaitement renseignées ? La fusion pourrait se faire à l’aide des Contacts Outlook, mais la personnalisation serait plus complexe. Avec Outlook 2013, le contenu des fiches s'affiche en mode Carte (et non Personne). Sous Word (2007 à 2013), activez sur le ruban l’onglet Publipostage et observez, de gauche à droite, les icônes présentes. Vous allez les utiliser dans leur ordre d’apparition. Dans le groupe de commandes Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur la flèche de choix de l’icône portant le même nom puis sur l’option Messages électroniques. L’affichage du document change d’aspect. Rédigez votre message type. 8 +)'ei , ❑ J = E 11., Crier Obnenul. dEcdtaR Apu ; udei - kpublipta.glndinteru+n -rlSWl.tt : Gtvuncrraruryaer Searvovdtl' : kCuhliw#.gsdepYWie... Cr ocnrnt ! isl,7nrnnei,nelenene 7W5 ❑ 1lpngr0a[a11[OAeea4-. Terainr i i k5iji.df Mes Mh41 A.] 5yy..rdnples.vrrtrQelcec. Courrieltype.dorx-... ACC INSE CRE MISE RÉFÉ Pl1BL SÉVI AFFI DÉVE ACR ? — ❑ X Créer Démarrer la fusion et Champs d'écriture Aperçu des Terminer Bi Fusion et publipostage Bonjour le publipostage- et d'insertion- résultats- fusionner- 1. Préparer le courriel type au format Adobe PDF Terminer Acrobat n 1 2 3 4 5 6 7 8 i 9 10. 11 12 2. Sélectionner la liste de destinataires Dans le ruban Publipostage, activez la flèche de choix de l’icône Sélection des destinataires puis cliquez sur l’option Utiliser une liste existante. La boîte de dialogue Sélectionner la source de données s’affiche. Dans l’arborescence de votre serveur/disque, sélectionnez votre fichier de destinataires et cliquez sur le bouton Ouvrir. La boîte de dialogue Sélectionner le tableau s’affiche. Cliquez sur la feuille adéquate puis sur le bouton OK. L’icône Modifier la liste de destinataires précédemment inactive (grisée) est maintenant disponible. Vous pouvez l’activer pour contrôler votre liste et exclure des contacts.
Bonjour, Prénom », 3 4 5 6 Ce-:e année, notre entreprise participera De ; -a. de belles icées orssoc -erreaines. Pocrpassera l'action vous êtes clnvBationrr`à le réunion de préparation qui 20h à la cafétéria ce notre siège. Merci, par avance. ce score présence Bien sincéremen : Sophie [â Règles Faire correspondre les champs Z. Mettre à jour les étiquettes ertion Champs de fusion Bloc Formule Insérer !, champ en surbrillance d'adresse d'appel de fusion Cbanrpc Genre la 1920.i.21 22 23 24 25 26 27 2Bonjour Agnes, Cette année, notre entreprise participera aux Virades de l'espoir Déjà, de belles idées ont été formulées. 3. Personnaliser les courriels Aperçu des résultats 1 N Pour passer à l'action, vous êtes invitée l la réunion de Civilité Civourt Prénom Nom Mall Ir 41 7 Rechercher un destinataire Rechercher les erreurs Aperçu des résultats Invitation Vous allez, ici, personnaliser chaque courriel. À savoir ajouter : le Prénom des destinataires après l’interpellation « Bonjour » et le participe passé « invité » accordé en genre. En premier lieu, cliquez après « Bonjour », ajoutez une espace, puis cliquez sur la flèche de choix de l’icône Insérer un champ de fusion. Dans la liste, cliquez sur Prénom. La mention « Prénom » s’affiche. Cliquez dans le courriel et ajoutez une virgule. En second lieu, double-cliquez sur les «... » présents dans le courriel type (ils matérialisent une variable) et insérez le champ Invitation. La mention « Invitation » s’affiche. Cliquez dans le courriel et ajoutez une espace. Bon à savoir : la règle de publipostage Si... Alors... Sinon... aurait pu être utilisée mais, sous Excel, l’ajout de champs conditionnels est plus rapide et autorise plus de variantes. 4. Visualiser les courriels Pour contrôler vos courriels avant envoi, cliquez sur l’icône Champs de fusion en surbrillance (indispensable quand la personnalisation concerne de nombreux champs). Ensuite, cliquez sur l’icône Aperçu des résultats puis utilisez les flèches de défilement pour contrôler tous vos courriels. Fusionner avec un message électronique Options des messages À : Ligne OJet : Format des messages : Envoyer des enregistrements Q Tous 0 Enregistrement en cours De : 1 À : 2 5. Fusionner vers votre messagerie Tout est prêt. Vous allez pouvoir tester l’envoi sur les premières adresses (de préférence internes ou privées)... Cliquez, sous Publipostage, sur l’icône Terminer & fusionner. La boîte de dialogue Fusionner avec un message électronique s’affiche. Sous Options des messages et A, activez la flèche de choix pour choisir le champ Mail. Renseignez l’objet et maintenez (ou non) le format HTML. Enfin, cochez sous Envoyer des enregistrements l’option De/A (ex. : 1 à 3). Au moment où vous cliquerez sur le bouton OK, vos messages seront envoyés vers votre logiciel de messagerie actif (Outlook, Lotus notes, etc.). iI Mail 7 X Invitation soirée préparation virades de I HTML Pour aller plus loin (Re)découvrez sur le site www.activassistante.com nos fiches pratiques Word... Créer des lots d’étiquettes multiples avec Excel et Word Word, créer un PDF associé à un sommaire interactif Champ date Excel fusionné vers Word, les frères ennemis Activ’Assistante - Juin 2015 - 25 V



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